Privatlivspolitik for AHI International School

Senest opdateret: August 2026

Hos AHI International School tager vi databeskyttelse alvorligt. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, behandler, opbevarer og beskytter personoplysninger om elever, forældre/værger og børn på vores venteliste i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

1. Dataansvarlig

AHI International School er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager. Vores kontaktoplysninger:

Del A: Når dit barn skrives på venteliste

Når du opskriver dit barn på ventelisten hos AHI International School via vores digitale indskrivningsformular, behandler vi de oplysninger, du betror os, med det formål at kunne administrere ventelisten korrekt.

Formål med behandlingen

• At kunne administrere og prioritere skolens venteliste.
• At kunne kontakte forældre/værger, når der bliver en ledig plads.
• At vurdere evt. pædagogiske, sproglige og specialpædagogiske støttebehov forud for en optagelse, så vi sikrer barnet den rette visitation og skolegang.
• At afklare juridiske forhold omkring forældremyndighed samt fremtidige betalingsforhold for skolepenge.

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi behandler udelukkende de oplysninger, som du selv afgiver i formularen:

• Om barnet: Fulde navn, CPR-nummer, ønsket klassetrin, modersmål, nationalitet, adresse samt et eventuelt uploadet billede.
• Om forældre/værger: Fulde navn, relation til barnet, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nummer og oplysninger om forældremyndighed.
• Øvrigt: Oplysning om hvem der betaler skolepenge, søskende på skolen, nuværende/tidligere skole/børnehave, samt eventuelle bemærkninger om tidligere PPR-forløb, specialpædagogisk historik eller andre særlige pædagogiske hensyn.

Retsgrundlag for behandlingen

• Almindelige personoplysninger: Behandles med hjemmel i GDPR art. 6, stk. 1, litra b (forud for indgåelse af kontrakt om skoleplads) samt litra f (legitim interesse i at administrere ventelisten).
• CPR-numre: Behandles i henhold til Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 og 3, til entydig identifikation samt senere lovpligtig indberetning ved optagelse.
• Særlige kategorier (PPR m.m.): Behandles med hjemmel i GDPR art. 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser ifm. specialpædagogisk bistand).
• Billeder/dialog med tidligere institution: Behandles udelukkende på baggrund af dit udtrykkelige samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a).

Opbevaringsperiode og sletning på ventelisten

• Sletning ved aldersgrænse: Barnet slettes automatisk ved udgangen af det skoleår, hvor barnet når alderen for afslutning af 9. klasse. Alle data (inkl. forældreoplysninger) slettes permanent senest 30 dage herefter.
• Tilbagekaldelse af samtykke: Hvis du trækker dit barn af ventelisten før tid, sletter vi alle registrerede oplysninger omgående.
• Ved optagelse: Hvis barnet optages, overføres relevante data til skolens primære elevsystem (se Del B).

Del B: Når dit barn er indskrevet som elev på skolen

Når dit barn starter på skolen, behandler vi en række yderligere oplysninger for at kunne drive skolevirksomhed og levere den rette undervisning.

Formål med behandlingen

• At levere undervisning og overholde vores forpligtelser i henhold til Friskoleloven.
• At administrere elevens skolegang, herunder karaktergivning, fraværsregistrering og trivsel.
• At opkræve skolepenge og administrere SFO/klub-betalinger.
• At kommunikere med forældre via Skoleintra/skolens kommunikationsplatform.

Hvilke oplysninger behandler vi?

• Almindelige oplysninger: Navn, adresse, kontaktinfo på forældre, karakterer, fravær og standpunktsbedømmelser.
• Fortrolige oplysninger: CPR-numre og økonomiske forhold vedrørende forældrebetaling.
• Følsomme oplysninger (særlige kategorier): Helbredsoplysninger (f.eks. allergier eller diagnoser, der kræver hensyn i hverdagen), oplysninger fra PPR og handleplaner.
• Billeder/video: Situationsbilleder fra hverdagen. (Portrætbilleder kræver særskilt samtykke).

Retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler elev- og forældredata med hjemmel i Friskoleloven samt:

• GDPR art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse): Undervisning, karakterer, lovpligtig indberetning og fravær.
• GDPR art. 6, stk. 1, litra b (kontrakt): Opkrævning af skolepenge.
• GDPR art. 9, stk. 2, litra g: Helbredsoplysninger og diagnoser, der er nødvendige for at yde den rette støtte.
• GDPR art. 6, stk. 1, litra a (samtykke): Til portrætbilleder, brug af billeder på sociale medier eller udlevering af oplysninger til eksterne (hvor dette ikke er lovpligtigt).

Opbevaringsperiode for indskrevne elever

• Økonomiske data: Opbevares i løbende år + 5 år (Bogføringsloven).
• Elevmapper, fravær og trivselsnotater: Slettes som udgangspunkt senest 1 år efter, at eleven har forladt skolen.
• PPR-sager og underretninger: Videregives/slettes umiddelbart efter eleven udskrives (afhængigt af aftale med modtagende skole/kommune).
• Afgangsbeviser: Opbevares i op til 30 år (jf. gældende regler for eksamensbeviser).

Del C: Fælles bestemmelser

Behandlingssikkerhed

Vi beskytter jeres data mod uautoriseret adgang, tab eller ændring. Al adgang til systemer med personoplysninger kræver personligt login, som er sikret med to-faktorgodkendelse (2FA). Det er udelukkende relevante medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, der har adgang til oplysningerne.

Videregivelse og overførsel til tredjelande

Skolen videregiver kun personoplysninger, når vi er juridisk forpligtede til det, eller hvis vi har jeres samtykke. Oplysninger videregives blandt andet til Børne- og Undervisningsministeriet og bopælskommunen (f.eks. ifm. PPR eller sundhedsplejerske). Vi anvender eksterne leverandører (databehandlere) til vores IT-systemer (f.eks. Skoleintra). I de tilfælde, hvor leverandørens servere er placeret uden for EU/EØS (f.eks. i USA), sker overførslen udelukkende via godkendte overførselsgrundlag (som EU-U.S. Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses).

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af jeres oplysninger:

• Ret til indsigt: Du kan få udleveret en kopi af de data, vi behandler.
• Ret til berigtigelse: Du kan få rettet forkerte oplysninger.
• Ret til sletning: Du kan i visse tilfælde få slettet data før tid (gælder ikke data, vi er lovmæssigt forpligtede til at gemme).
• Ret til begrænsning: Du kan i visse tilfælde kræve behandlingen begrænset.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Har vi baseret en behandling på dit samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os på ahi_skole@ahis.dk.

Klage til Datatilsynet

Vi håber, du vil kontakte os direkte, hvis du er utilfreds med vores håndtering af jeres data. Du har dog altid ret til at indgive en officiel klage til Datatilsynet: